Microsoft Outlook | Respaldo de Cuentas Office 365 y Proceso de Exportación e Importación

Microsoft Outlook | Respaldo de Cuentas Office 365 y Proceso de Exportación e Importación

Es importante hablar con el cliente e informarle acerca del movimiento que se va a realizar.
  1. Una vez dentro del equipo del cliente procederemos a acceder a su programa Outlook de cualquier versión anterior de Office (2016, 2013...)
  2. Haremos clic en el programa y accederemos a el, (Dentro del programa nos percataremos que habrán correos del cliente, demás información)
  3. Una vez dentro hacemos clic en el apartado de Archivo en la esquina superior Izquierda
  4. Una vez dentro de Archivo haremos clic en la opción Abrir y Exportar o en su caso un apartado referente a la Importación y Exportación
  5. Dentro de Abrir y Exportar seleccionamos Exportar e Importar nos abrirá otro menú donde seleccionaremos la opción Exportar a un archivo, hacemos clic en Siguiente 
  6. Nos aparecerá otro menú con varias opciones y seleccionaremos el que nos diga Archivo de datos de outlook (.pst)
  7. Una vez le demos siguiente nos aparecerá otro menú donde podremos realizar la selección de que deseamos exportar y seleccionaremos dos cosas
  8. El apartado que diga Archivo de datos de Outlook (Cuenta del Cliente) *No selecciones Bandeja de entrada o cualquier apartado que sea Independiente, ya que se desea respaldar TODA la cuenta*
  9. Y en caso de no estar habilitado escogemos Incluir todas las subcarpetas y le damos en siguiente
  10. Saldrá otro menú donde nos pedirá el lugar donde se va a guardar el respaldo
  11. Para poder guardar el respaldo, haremos una carpeta en el escritorio con el Nombre "Respaldo_nombredelaempresa_dd_mm_yyyy"
  12. Dentro del menú le daremos a Examinar para poder seleccionar la ruta donde se va a guardar y dentro del mismo menú guardamos el archivo con el siguiente nombre: "nombredelacuentadelrespaldo_nombredelaempresa_dd_mm_yyyy"
  13. Le damos a aceptar y Finalizar, aparecerá una ventana mostrando el progreso que lleva el proceso de exportación, el tiempo que tarde este proceso dependera de la cantidad de archivos que contenga el correo.
  14. Una vez se acabo la exportación dentro del escritorio copiaremos el archivo (.pst) y lo pegaremos en la siguiente ruta:
    1. "\Users o Usuarios\elnombredelsusuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook"
    2. Esto con el fin de tener dos respaldos y que ningún problema nos pueda generar o afectar a futuro
  15. Una vez los dos archivos guardados en cada ruta procederemos a copiar un archivo a otro equipo para realizar pruebas
  16. Dirigirte con cualquiera de tu superiores y pregúntales acerca de donde puedes realizar las pruebas
    1. ¿Cuál es el objetivo de las pruebas? Corroborar que cuando importemos de vuelta el archivo este pueda cargar toda la información y que todos sus correos salgan completos
  17. Ya una vez copiado el archivo en el lugar de pruebas realizaremos el paso de importación que nos servirá de apoyo para dos situaciones:
    1. Corroborar que realizamos un correcto respaldo
    2. Comprender como se realiza una importación
  18. Para Importar se seguiran los siguientes pasos:
    1. Una vez dentro hacemos clic en el apartado de Archivo en la esquina superior Izquierda
    2. Una vez dentro de Archivo haremos clic en la opción Abrir y Exportar o en su caso un apartado referente a la Importación y Exportación
    3. Dentro de Abrir y Exportar seleccionamos Exportar e Importar nos abrirá otro menú donde seleccionaremos la opción Importar de otro programa o archivo, hacemos clic en Siguiente 
    4. Nos aparecerá otro menú con varias opciones y seleccionaremos el que nos diga Archivo de datos de outlook (.pst)
    5. Una vez le demos siguiente nos aparecerá otro menú donde podremos realizar la selección de que deseamos importar, hacemos clic en examinar, seleccionamos el archivo y le damos en aceptar y siguiente
    6. Nos aparecerá una barra de progreso y esta tardara dependiendo la cantidad de archivos que contenga el respaldo
  19. Una vez ya importados nos volvemos a la pagina de trabajo (Donde se encuentran los correos, envio de correos, bandeja de entrada, etcetera)
  20. IMPORTANTE ya se han importado todos los archivos dentro del documento.pst pero no se han asignado al correo
  21. Una vez dentro de la pagina de trabajo en la columna izquierda aparecerán dos cuentas, la del cliente y otra llamada "Archivos de datos de Outlook"
  22. Nuestra Importacion genero otra cuenta donde estan los archivos que se respaldaron, ¿Qué quiere decir? Que necesitamos mover cada subcarpeta de Archivo de datos de Outlook a La cuenta del cliente que aparecerá debajo de la cuenta del respaldo
  23. Hacemos clic en la Bandeja de entrada de la cuenta "Archivos de datos de Outlook" y presionamos Ctrl+E para seleccionar todos los archivos y lo arrastramos a la Bandeja de entrada del correo del cliente ESTE PROCESO LO REALIZAREMOS CON CADA SUBCARPETA EXISTENTE!!.
  24. Entre cada subcarpeta se tardara en mover todos los archivos pero es Normal!
  25. Una vez traspasado todas las subcarpetas nos dirigiremos al apartado de Enviar y Recibir que se encuentra en el menú superior a lado de Inicio y Carpeta
  26. Debajo de este Menú encontraremos otro submenú y seleccionaremos la opcion "Enviar y Recibir todas las carpetas"
  27. Esto nos mostrara otro menú seleccionaremos la cuenta a sincronizar y aparecera el progreso de sincronizacion con el servidor en nube de Outlook
IMPORTANTE: AUN A PESAR DE HABER MOVIDO LOS ARCHIVOS A LA CUENTA DEL CLIENTE, LOS CORREOS NO SE VISUALIZARAN DEBIDO A QUE SE NECESITARA SINCRONIZAR LA CUENTA DEL CLIENTE CON EL SERVIDOR OUTLOOK EN LA NUBE Y ESTA A SU VEZ CON LOS NUEVOS ARCHIVOS AÑADIDOS Y ESTO TOMARA AL MENOS 1/2 DIA EN SURTIR EFECTO!!

IMPORTANTE: NO CERRAR OUTLOOK MIENTRAS SE SINCRONIZA, EN CASO DE CERRARSE SE TENDRA QUE REALIZAR ESE MISMO PROCESO.









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